PIM för e-handel lönar sig först när ägarskapet är klart

En produktchef ska få ut en ny kampanj före lunch. Artikelnumret och lagersaldot finns i affärssystemet, marknad arbetar i en Excelfil med texter och bilder, och en återförsäljare väntar på sitt flöde. Innan något kan publiceras måste någon jämföra versioner, rätta attribut och säkerställa att samma produkt ser likadan ut i varje kanal.

Det är där PIM blir en ekonomifråga. Om produktdata inte är gemensam blir varje ny kanal ett nytt förvaltningsobjekt. Då växer kostnaden i små steg, men den växer varje vecka.

Katalogen som spreds i fyra system

Det är också därför många PIM-diskussioner startar fel. Man börjar med mjukvara, fast det verkliga problemet är ägarskap. Ni behöver bestämma vem som äger varje uppgift och var den gällande versionen ska leva.

I den situationen hjälper det att först reda ut flödet mellan affärssystem och kanal. En tydlig integrationsbild visar ofta var dubbletter och manuella steg uppstår, och den typen av kopplingar är exakt det som behöver vara stabilt när webb och affärssystem ska prata med varandra. När den delen är oklar blir PIM bara ännu ett ställe där samma sak skrivs om.

Det är också här kostnadsbilden förändras. De framtida korrigeringarna är ofta den största posten. Därför ska PIM bedömas som en del av er kanalapparat.

Vad PIM faktiskt gör i en e-handelsarkitektur

PIM är lagret som håller ihop produktinformationen mellan affärssystemet och kanalen. Affärssystemet äger sådant som prislogik, lager och transaktioner. PIM äger den säljbara informationen som människor faktiskt möter i webb, portal och flöde.

Det viktiga är att skilja på kärndata och lokaliserade attribut. Kärndata är sådant som artikelnummer, GTIN, måttenhet och tekniska specifikationer. Lokaliserade attribut är språk, valuta, juridiska texter, momslogik och marknadsspecifika tillägg.

När den uppdelningen saknas blir allt blandat. Då hamnar tekniska data i marknadstexter och lokala krav i huvudregistret. Ett PIM fungerar bättre när varje fält har ett tydligt hem, och när publiceringen styrs av regler i stället för manuell bedömning.

Lager och pris ligger normalt i affärssystemet, där tillgänglighet, grundpris och ordervärde styrs. Teknisk kärndata ligger i PIM eller i produktkällan, till exempel artikelnummer, mått och kompatibilitet. Kanaltexter som rubriker, beskrivningar och bilder hör hemma i PIM, medan lokala krav ofta ägs av marknad eller juridik, till exempel språk, moms, regelefterlevnad och kategoriinpassning.

Den här modellen blir extra tydlig när produkterna ska återanvändas i flera digitala flöden. En produktwebb, en kundportal och ett återförsäljarflöde ska hämta samma grund och visa olika ytor ovanpå den.

För många organisationer är det också här ett mer produktiserat upplägg passar bättre. Glanser arbetar med ett funktionsbibliotek för fast omfattning och fast pris, vilket gör att grundläggande delar inte behöver uppfinnas igen för varje projekt. Det är relevant först när ni vet att strukturen verkligen ska hålla över tid.

Datakvalitet som en mätbar styrelsefråga

Kvalitet i produktdata går att mäta innan ett PIM-projekt ens startar. Det här hör hemma på ledningsnivå eftersom felen slår mot order, kundfrågor och returärenden.

Bra PIM-arbete börjar med maskinella kontroller. En artikel bör inte gå vidare om obligatoriska attribut saknas, om måttenheter är inkonsekventa eller om variant och huvudprodukt inte hänger ihop. Bildkrav, språkstatus och kontroll mot dubbletter hör också hemma här.

Datan bör också modelleras som en versionshanterad struktur. Då går det att spåra en ändring i en gemensam egenskap till de kanaler som påverkas, annars hamnar förvaltningen snabbt tillbaka i manuella rutiner.

Det blir extra tydligt i tekniska dokument, certifikat och installationsdata. De behöver ofta bära revision, giltighetsdatum och målgrupp. Saknas den metadata blir det svårt att avgöra om en fil får användas.

Processmått säger mer om mognaden än omsättningssiffror gör. Andel publicerbara artiklar, tid från ändring till publicering, antal blockerade valideringsfel och andel kompletta attribut per kategori visar var arbetet fastnar. De går att följa redan i nuvarande miljö.

Det räcker för att skilja mellan upplevd ordning och faktisk kontroll. När dessa mått förbättras blir det också lättare att se om PIM är rätt nästa steg eller om problemet ligger tidigare i kedjan.

Kanalstrategi i en nordisk verklighet

När flera länder och flera kanaler ingår räcker det inte att tänka på produkten en gång. En dansk marknad behöver egna juridiska texter. En svensk återförsäljarkedja kan behöva egna artikelnummer och språkpaket. En kundportal vill ofta återanvända sortiment, priser och dokument från samma källa.

Det är därför kanaloberoende publicering blir relevant. Samma produkt måste annars byggas om varje gång den ska visas någon annanstans. Med PIM blir webb, portal och återförsäljare tunna presentationslager ovanpå samma strukturerade grund.

Det finns därför ett behov av att koppla produktmodellen hela vägen till order- och betalflödet. Om kassan och produktdata lever i olika världar blir lokaliseringen halvfärdig.

Monolitisk publicering fungerar när allt byggs direkt i webbshopens CMS. Det är enkelt i början, men blir snabbt tungt när fler marknader och flera kanaler ska bära samma innehåll. Då måste varje ny yta anpassas för hand.

En PIM-baserad modell passar bättre när kanalerna ska återanvända samma struktur. Då kan man hålla ihop kärndata centralt och låta varje kanal visa det som är relevant för sin publik. Det är en betydligt bättre ordning när sortimentet är stort och produktlogiken varierar.

För läsare som sitter mitt i den diskussionen finns en mer övergripande genomgång av hur PIM-system brukar placeras i e-handelsarkitekturen. Den typen av modellfråga avgör ofta mer än valet av en enskild modul.

När PIM är fel lösning på rätt problem

PIM passar inte i alla lägen. Om ni har ett litet sortiment, en kanal och ett välskött affärssystem kan en tydlig integration räcka långt. Då är ett nytt lager ofta mer administration än nytta.

Det här är viktigt att säga högt. Många bolag köper för stora lösningar för tidigt, eftersom de blandar ihop ordning med systeminvestering. Om processerna ännu inte är beslutade blir PIM bara en ny plats där oklara ägarskap fortsätter.

Om datamängden är liten, om lanseringar sker sällan och om en ansvarig redan håller ihop produktinnehållet kan nästa steg vara att förbättra det ni har. Då bör ni mäta andel kompletta attribut, tid från ändring till publicering och fel i order eller kanaldata innan ni fattar beslut.

Det här är också rätt läge att tänka på hållbarhetsdata separat. EU:s ESPR, som började gälla den 18 juli 2024, inför digitala produktpass där hållbarhetsinformation ska följa produkten genom livscykeln, enligt ekodesignförordningen ESPR hos Kemikalieinspektionen. För vissa organisationer betyder det att PIM måste kunna skilja på marknadsföring, lagkrav och konfidentiell leverantörsdata.

När sortimentet är brett, kanalerna många och publiceringen återkommande blir nyttan tydlig. Då minskar det manuella arbetet, och då går det att styra vad som publiceras var. Det är också då ett PIM blir ett verktyg för kontroll.

Den gränsen är viktig att vara ärlig om. Om organisationen inte kan avsätta en ansvarig för datakvalitet, eller om ingen äger undantagen, ska ni avvakta. Ett PIM löser inte otydligt ansvar.

Ett implementationsförlopp som håller i förvaltning

Ett bra införande börjar med nuläget. Ni behöver veta hur komplett datan är, hur lång tid det tar från ändring till publicering och var fel uppstår i kanaldata. Utan den bilden blir all vidare diskussion lite för bekväm.

Sedan behöver attributmodellen styras per kategori. Elektronik behöver andra obligatoriska fält än kläder, och apoteksvaror kräver annan struktur än möbler. En gemensam mall för allt brukar bara se effektiv ut på papper.

Ni behöver en utsedd produktsponsor, ett tydligt ägarskap för kärndata i affärssystemet och en process för undantag. Om ingen äger datakvaliteten blir varje korrigering ett nytt specialfall. Då tappar även ett bra PIM sin ordning.

Det här arbetssättet passar heller inte alla organisationer. Om ni inte kan avsätta tid till ägarskap och validering är det bättre att först städa processerna än att införa ännu en struktur.

När lösningen väl är driftsatt är nästa fråga vem som bär ansvar vid uppgraderingar. Där blir det viktigt med versionsuppföljning, kompatibilitet och buggrättning. Glanser Care är ett exempel på ett avtalat förvaltningsansvar till fast månadskostnad, där uppgraderingar inte ska kräva ny offert varje gång.

Frågor att ställa leverantören innan ni bestämmer er

Fråga hur de skiljer mellan ägarskap i affärssystemet och ägarskap i PIM. Svaret visar snabbt om de har en tydlig modell för datakällor eller bara pratar om ordning i allmänhet. Fråga också vad som faktiskt blockerar publicering och hur validering och språkpaket hanteras före go-live, för där syns om kvalitetsstyrningen är byggd eller bara påstådd.

Fråga till sist vad som händer vid en uppgradering av plattform eller affärssystem, och om ansvaret ligger kvar efter att projektet är klart. Om svaret blir otydligt vet ni att förvaltningen sannolikt kommer tillbaka som en ny kostnadspost senare.

På sidan om PIM ser ni hur vi bygger produktdatamodell, validering och publicering mot webb, portal och återförsäljare.