Så väljer ni en PIM-lösning för era produktdata

Ni har uppdaterat en produkt, men kundservice hittar fortfarande den gamla uppgiften i kundportalen. Återförsäljaren har fått en annan version och marknadsavdelningen väntar på rätt bild. Någon behöver jämföra filerna innan nästa publicering.

En PIM-lösning kan ge er kontroll över det flödet. Värdet beror på vilka fel ni behöver förebygga, vem som ansvarar för uppgifterna och hur ändringar når era kanaler. Därför bör teknikvalet börja med era faktiska datafel.

Vad en PIM-lösning är och var den sitter

Samma produkt kan heta olika saker i affärssystemet, på webbplatsen och i återförsäljarens artikelfil. Kundportalen kanske visar tekniska mått medan webbplatsen behöver bilder och användningsbeskrivningar. Skillnaderna kan vara avsiktliga, men produktens egenskaper måste fortfarande stämma överens.

PIM är ett system för att strukturera, berika och distribuera produktinformation. Där hanterar ni exempelvis texter, attribut, mått, bilder och dokument. Lösningen fungerar som ett nav mellan affärssystemet och kanalerna där kunder eller återförsäljare använder uppgifterna.

Affärssystemet bör fortsätta ansvara för interna artikelnummer och transaktionsdata. PIM behöver kunna koppla den informationen till innehållet som respektive kanal kräver. En teknisk benämning kan då behållas internt samtidigt som kunden får en begriplig produktbeskrivning.

Produktinformationen är en del av kundens möjlighet att hitta, jämföra och köpa. Felaktiga mått eller saknade dokument behöver därför behandlas som verksamhetsproblem.

Börja med att skilja mellan att sakna en uppgift och att misslyckas med distributionen. Finns rätt information redan hos produktansvarig behöver ni undersöka hur den når kanalerna. Om ingen känner till rätt värde krävs först ett beslut om vem som ska fastställa det.

Tre affärsproblem som en PIM-lösning löser

Det första problemet uppstår när medarbetare behöver leta efter produktuppgifter i kalkylblad, mejl och affärssystemet. Tänk er ett tillverkande företag där produktansvarig mejlar nya mått till marknad. Kundportalen uppdateras, men återförsäljarfilen ligger kvar med tidigare uppgifter. Registrera hur många manuella korrigeringar varje publicering kräver och vilken arbetsuppgift som orsakar dem.

Det andra problemet är att kanalerna använder olika versioner. En artikel kan vara komplett på webbplatsen samtidigt som återförsäljaren saknar förpackningsmått. Mät därför andel kompletta artiklar per kanal, med kanalens obligatoriska fält som grund. Resonemanget om PIM för e-handel behöver omfatta hela vägen fram till mottagarens godkända artikel.

Det tredje problemet märks när en ändring i affärssystemet får fel följder längre bort. En ändrad enhet kan göra att en förpackning presenteras som en enskild produkt. Pris och lagersaldo kan samtidigt följa egna flöden som behöver felsökas separat. Följ tiden från en godkänd ändring till publicering och registrera avvisade återförsäljarfiler med tydliga felorsaker.

Bestäm vad som räknas som en korrigering och när publiceringstiden börjar räknas. Använd samma definition före och efter ett införande. En PIM kan hjälpa er att upptäcka och stoppa fel, men felaktiga källvärden behöver fortfarande rättas av ansvarig person.

Datamodell och berikning som tål flera kanaler

Börja datamodellen med produktens identitet. Där GTIN används bör det vara en stabil identifierare som hålls separat från affärssystemets interna artikelnummer. Kopplingen mellan identifierarna ska vara uttrycklig, så att kanalernas presentationer kan förändras utan att artiklar blandas ihop.

GS1 Sweden beskriver GDSN som ett nätverk för att dela digital produktinformation genom certifierade datapooler. I Sverige är Validoo den GS1-certifierade datapoolen. För ett sådant utbyte behöver interna attribut kopplas till standardiserade uppgifter om identitet, logistik, marknadsinformation, bilder och hållbarhet.

Bygg sedan kontroller utifrån konkreta fel. En artikel med tomt materialfält stoppas om mottagaren kräver material. Ett längdvärde utan enhet behöver kompletteras innan det kan användas säkert. Språk och dimensionsformat ska också kontrolleras, så att svenska beskrivningar eller mått i fel format upptäcks före leveransen.

Relationerna kräver egna regler. En produktbild på basartikeln kan passa flera varianter, medan mått och förpackningsuppgifter behöver knytas till rätt artikel. Om en variant saknar dokumentation ska systemet visa det tydligt. Att automatiskt ärva ett dokument kan annars ge kunden en instruktion för fel utförande.

Berika därefter med godkända texter, bilder och dokument per kanal. Håll arbetet åtskilt från prisregler och lageruppgifter, som kan behöva andra uppdateringsflöden. Versionshantera mappningarna och lägg misslyckade överföringar i en felkö med återkörning. Då kan ansvarig rätta orsaken och skicka om berörda artiklar utan att göra om hela publiceringen.

Integrationer mot ERP och implementeringsalternativ

En integration behöver beskriva vilka uppgifter som flyttas, vem som äger dem och hur fel hanteras. Produktinnehåll omfattar texter, attribut, bilder och dokument. Affärssystemets flöden kan omfatta artikelnummer, grunddata, prislogik och transaktionsrelaterade uppgifter. Dessa flöden behöver kunna ändras och testas med hänsyn till sina olika användningsområden.

Att införa ny PIM och ny webb samtidigt ger möjlighet att forma datamodellen kring samma kanalbehov. Samtidigt behöver kunden fatta fler beroende beslut under införandet. Ni måste avsätta tid för produktstruktur, innehåll och tester i den nya webbmiljön. Upplägget passar när båda lösningarna behöver förändras och ansvariga kan arbeta samordnat.

Att införa PIM mot en befintlig webb avgränsar förändringen. Kunden behöver då dokumentera webbens nuvarande fält och undersöka vilka begränsningar som finns i mottagningen. Fördjupningen om integration med affärssystemet är relevant när ni ska reda ut beroenden mellan systemen. Kontrollera också om den befintliga webben kan ta emot artikelrelationerna ni behöver.

En färdig integration med fast omfattning passar när era behov ryms inom de överenskomna flödena. Hos oss bygger det upplägget på Funktionsbibliotekets testade, kompatibla funktioner och integrationer till fast omfattning och fast pris. Kunden behöver fortfarande utse en dataägare, beskriva kanaler och attribut samt delta i mappning och test.

Ett mindre sortiment med få ändringar kan fungera tillräckligt väl i ett kontrollerat kalkylblad. Om ingen kan avgöra vilket källfält som gäller behöver ni först reda ut grunddatan. En ny koppling skulle annars sprida samma oklarhet till fler mottagare. Teknikvalet kan vänta tills ansvariga kan beskriva vad som ska föras över.

Governance och AI i produktdata efter go-live

Efter go-live behöver någon kunna fatta beslut när uppgifter motsäger varandra. Bestäm ägarskap per fält, vem som får ändra och vem som godkänner publicering. Ändringsloggen ska visa vad som ändrades, av vem och från vilken källa. Det hjälper ansvariga att utreda en avvikelse utan att jämföra gamla mejl.

En uppdatering av affärssystemet kan påverka ett fält som PIM använder. Därför behöver förvaltningen omfatta kontroll av ändrade format, mappningar och kanalernas mottagning. Vi tar långsiktigt produktansvar efter lanseringen. Ansvarsgränserna behöver vara avtalade så att kunden vet vem som utreder fel mellan systemen.

SCB visar att 35,0 procent av svenska företag med minst tio anställda använde AI under 2025, jämfört med 25,2 procent under 2024. Statistiken visar användning av tekniken och ger inget mått på produkttexternas kvalitet. Ni behöver bedöma AI-genererat innehåll utifrån samma källkrav som annat innehåll.

En praktisk tumregel är att börja med fält där fel får begränsade följder. AI kan exempelvis föreslå en kortare rubrik utifrån godkända egenskaper. Uppgifter om säkerhet, kompatibilitet och hållbarhet bör kräva mänskligt godkännande. Det är en rekommenderad arbetsregel, inget uppmätt effektvärde.

PIM kan då fungera som ett kontrollager mellan källuppgifter, AI och kanaler. Spara underlaget som förslaget bygger på och skilj förslag från godkänt innehåll. Följ felgrad, godkännandetid och produktdatarelaterade retur- eller supportärenden. Först när ni mäter dessa värden i ert eget flöde kan ni bedöma vad automatiseringen faktiskt ger.

Scenarier där produktdata måste räcka till flera kanaler

Ett tillverkande företag kan ha få köp på den egna webbplatsen och ändå skicka produktinformation till många mottagare. Kundportalen behöver tekniska dokument, återförsäljaren behöver förpackningsuppgifter och säljarna behöver underlag för offerter. SCB anger att 21 procent av tillverkningsföretagen sålde via egen webbplats, app eller e-handelsplattform under 2024, jämfört med 30 procent totalt. Börja med att avgöra vilken mottagare som först behöver få tillförlitliga uppgifter.

En webbutik som även publicerar på en marknadsplats kan behöva flera språk och olika kategoriseringar. Samma färg kan beskrivas fritt i den egna butiken men behöva väljas ur en bestämd värdelista hos mottagaren. I ett sådant upplägg kan ett korrekt internt värde ändå ge en avvisad artikel. Valet av första kanal bör utgå från var ni lägger mest arbete på att rätta leveranser.

I en koncern kan flera varumärken dela komponenter men använda olika benämningar och bilder. Den gemensamma komponentens egenskaper behöver hållas samman, medan respektive varumärke ansvarar för sin presentation. Om varje bolag kopierar hela posten blir det svårt att se vilka uppgifter som verkligen är gemensamma. Prioritera den kanal där en gemensam produktstruktur går att prova med tydligt ansvar.

Även arbetet med digitalt produktpass behöver kopplas till produktens identitet och tillgängliga underlag. Håll isär dokumenterade egenskaper och marknadstexter när ni kartlägger materialet. Bestäm därefter vilken mottagare som behöver underlaget först och vilka uppgifter ni faktiskt kan styrka.

Tre frågor att ställa till leverantören

Be leverantören beskriva hur interna artikelnummer kopplas till GTIN och vad som händer när en mappning misslyckas. Svaret visar om det finns en fungerande felkö, en testmiljö och ett praktiskt sätt att återuppta överföringen. Ett påstående om att systemen kan kopplas ihop räcker inte som besked om felhanteringen.

Låt beskrivningen utgå från en verklig artikel i ert sortiment. Be om en genomgång av ett misslyckat flöde och vem som får beskedet. Då blir det tydligt om era medarbetare kan hantera avvikelsen eller behöver teknisk hjälp varje gång.

Be sedan om ett besked om vilka fält som får ändras i PIM och vilka affärssystemet alltid äger. Svaret avslöjar om leverantören har avgränsat ansvaret när flera system innehåller samma uppgift. Ett användbart underlag ska gå att lämna till produktansvarig och ekonomiansvarig utan att de behöver tolka tekniska antaganden.

Be slutligen leverantören förklara vad som händer med mappningar och kanaler när affärssystemet eller plattformen uppdateras. Svaret visar om uppföljning, kompatibilitet och buggrättning omfattas av ett fortsatt åtagande efter go-live. Det ska också framgå vilka kundändringar som kräver ett nytt beslut om omfattningen.

Vi beskriver vårt långsiktiga produktansvar i avtalet, inklusive vad kunden behöver bidra med. Samma tydlighet behövs oavsett vem ni väljer. Om svaren stannar vid lanseringen saknas fortfarande besked om vem som tar hand om nästa versionsändring.

Börja med produktinformationen i ert nästa steg

Ett användbart startunderlag kan byggas kring en representativ produktfamilj. Välj artiklar med varianter, dokument och kanalberoende uppgifter. Ta med ett känt fel som medarbetarna brukar behöva rätta. Då kan ni pröva hur ett föreslaget arbetssätt hanterar ett problem ni redan förstår.

Samla källuppgiften, den publicerade versionen och mottagarens krav. Beskriv vem som gör arbetet och var någon behöver fatta ett manuellt beslut. Underlaget ska visa vad ansvariga behöver kunna kontrollera när en artikel lämnar PIM. Spara även exempel på sådant som fungerar bra och bör behållas.

Fördjupningen om produktinformation och berikning i PIM ger er en bild av hur innehåll och syndikering kan kopplas till affärssystem och kanaler. Använd den som stöd när ni bedömer ert eget flöde. Det centrala är att kunna följa en uppgift från källan till den plats där kunden använder den.

Avsätt också tid hos den som känner produkterna och den som ansvarar för systemen. De behöver tillsammans kunna avgöra om ett föreslaget fält går att fylla med tillförlitliga uppgifter. En tydlig avgränsning gör det lättare att bedöma både arbetssättet och vad organisationen behöver bidra med.

Vår PIM-guide går igenom datamodell, ansvar och flöden steg för steg. Ladda ner guiden om PIM i praktiken och ta med en produktfamilj och ett konkret publiceringsfel till ett kostnadsfritt samtal med en av våra PIM-experter.